When and How to purchase
People of the lab! the smooth functioning of the lab depends on everyone's help. Besides the ad-nauseam repeated good-bahavior rules (clean after yourself, label dangerous things, mind other users kind-of-stuff), lab equipment and material requires some attention, as they are usually distributed goods:
- each object or reagent has its own place: return it promptly to that place after use, or the other people will not find it, waste time, complain, try to buy some more, develop a stomach ache.
About purchase, the good time to buy stuff is before you or others need it! (I know it sounds silly) This means that you should know that it takes time to receive ordered stuff, and that sometimes you should aggregate purchase orders to save money (for shipment) and people time (for editing and sending more than one order instead of one).
If you are using some reagent, labware or similar common stuff and you notice that not much is left, so that only a few further experiments will use it up, it is time to order it! If you know that some article is constantly used and you realize that it will finish within the next few weeks/month, then get yourself in gear and contact relevant people to start an order (this has the task of avoiding rush orders, the inevitable interruption of work, the payment of shipment fees, the anger of Giampaolo and other lab users).
Rules and suggestions for purchasing stuff for the lab
comunicazione 2014:
di seguito le nuove disposizioni per la trasmissione degli ordini in amministrazione.
- Acquisti su MePA: inviare all'indirizzo fabit.rda@unibo.it mail con bozza dell’ordine (in caso di ordine) o numero della RDO (in caso di RDO) e fondi su cui contabilizzare la spesa
- Acquisti su mercato tradizionale (solo per materiale non presente in MePA): inviare mail allo stesso indirizzo (dipscfarm.RDA@unibo.it ) con il buono d’ordine excel (Italia, estero) compilato nelle sue parti, firmato. Allegare il preventivo.
Il modulo RAE sarà compilato e allegato alla pratica in entrambi i casi dall’amministrazione.
scritto precedentemente:
COMUNICAZIONE UFFICIALE:
Le Università sono tenute ad approvvigionarsi utilizzando le convenzioni quadro CONSIP ed INTERCENT/ER e, in caso di assenza di convenzioni attive, il obbligatoriamente il mercato elettronico CONSIP ed Intercent/ER.
Alla luce di queste profonde modifiche normative, vi prego di controllare attentamente, prima di compilare un buono d'ordine, se il bene/servizio sia presente in consip e in intercent-er.
Al fine di agevolare il vostro lavoro, vi allego i documenti che riportano le principali categorie presenti in consip ed intercent/er, suddivisi in convenzioni attive (consip ed intercent-er) e mercato elettronico (consip ed intercent-er).
Dovreste verificare prima di tutto che il bene/servizio non sia presente nelle convenzioni attive consip ed intercent-er e passare successivamente a verificare il bene/servizio sul mercato elettronico consip ed intercent-er.
Il modo più veloce per controllare il mercato elettronico è quello di entrare in www.acquistinretepa.it - sei un'amministrazione? - Che strumento vuoi usare? - mercato elettronico.
Si apre una tendina con i bandi aperti: fare click sul bando che vi interessa e successivamente su DOCUMENTAZIONE.
Aprendo i capitolati tecnici si vedono tutte le categorie presenti.
Se un prodotto/servizio non è a bando (capitolato tecnico), potete procedere con l'acquisto fuori consip senza consultare il catalogo; se il bene/servizio è presente a bando (capitolato tecnico) ed è altresì presente sul catalogo, dovete procedere con l'ordine su consip; se infine è presente a bando (capitolato tecnico) ma non è presente a catalogo, dovremo procedere a richiedere un preventivo tramite consip ai fornitori abilitati.
La stessa procedura vale per intercent-er.
In allegato troverete i bandi presenti sul mercato elettronico che penso vi interessino in maniera particolare (CAPITOLATI TECNICI).
Essendoci molti allegati corposi, ve li inoltrerò con successivo invio di posta elettronica (potete comunque scaricarli seguendo la procedura indicata).
Al fine di aiutarvi in questo momento piuttosto complesso, l'amministrazione e il personale tecnico nelle persone di Sandra Scagliarini, Erica Bevilacqua, Luca Bolelli, Alessia Minardi, Monica Baiula, Francesca Bugamelli, Monia Bentivogli e per la parte informatica il Signor Maurizio Grassini, sono disponibili ad aiutarvi in caso di difficoltà.
Vi prego di compilare il modello Rae che vi allego (variato rispetto al precedente in vostro possesso) con particolare attenzione, proprio in considerazione del pesante sistema di responsabilità che prevede la legge in caso di violazione delle norme .
note di Giampaolo:
Regola 1: l'Università fa parte delle Pubblica Amministrazione (PA) e fa acquisti mediante "buoni d'ordine": una lettera formale dell'Amministrazione che prende un impegno di spesa, a seguito di un preventivo ricevuto e alla quale seguirà la consegna del materiale e la relativa fattura, che il Dipartimento pagherà in genere entro 60 giorni (modalità alternative di pagamento vanno concordate).
Solo eccezionalmente fare piccole spese pagando in contanti ed esclusivamente per scontrini inferiori a 20 Euro: deve trattarsi di materiale non altrimenti acquistabile mediante buono d'ordine.
Occasionalmente, per certi beni limitatissimi beni (non coperti da convenzioni) si può pagare in contanti facendosi emettere una fattura quietanzata, intestata all'amministrazione di riferimento (Dipartimento di Farmacia e Biotecnologie o CIRI SDV, a seconda). Notate che questa cosa non è facilmente digerita, ad esempio NON è più accettata benevolmente per la stampa dei poster o simili prestazioni di copisteria che si possono 'prevedere' e quindi rendere oggetto di ordine di acquisto.
Regola 2: CONVENZIONI
La Pubblica Amministrazione (PA), di cui l'Univ. fa parte deve seguire criteri di economia et trasparenza et efficienza. A questi fini (e non necessariamente raggiungendo lo scopo) la Pubblica Amministrazione stipula convenzioni con fornitori che vincono gare di appalto per la fornitura di beni a prezzo vantaggioso.
Quando il bene che la PA vuole acquisire fa parte di una di queste convenzioni, la PA è essenzialmente obbligata ad effettuare l'acquisto attraverso la convenzione. Questo obbligo è stato fortificato dalla cosiddetta 'spending review.' Le convenzioni principali prendono il nome di CONSIP e INTERCENT.
IN PRATICA
Quando si programma un piano di lavoro e serve fare una serie di acquisti, o semplicemente ci si accorge per tempo che qualcosa sta finendo e serve ripristinarla per consentire la continuità del lavoro:
1) si deve controllare se il materiale fa parte di convenzioni e, in caso positivo, bisogna verificare bene le caratteristiche del materiale oggetto di convenzione per vedere se è consono all'uso, sia per quello che riguarda la qualità (e marca) che per la quantità (se è obbligatorio comprarne un quantitativo assurdamente grande) e, in seguito, verificare che il prezzo sia congruo.
2) se tutti i controlli del punto 1 sono positivi, si deve procedere all'acquisto su convenzione (CONSIP/INTERCENT)
3) se no, si può cercare un fornitore alternativo, preferenzialmente uno che operi sul MERCATO ELETTRONICO, cioè che possa permettere al dipartimento di effettuare un acquisto mediante questa particolare modalità non dissimile da quella che si userebbe per CONSIP.
Questi fornitori, dopo aver sottomesso il preventivo richiesto ed avere ricevuto una conferma che la quotazione è interessante, caricano l'articolo al prezzo concordato sul portale del mercato elettronico, in cui sono già registrati come fornitori, in modo che il dipartimento possa effettuare l'acquisto direttamente usando il riferimento che il fornitore ci invia per email.
4) solo se tutto quello di cui sopra non è possibile, si può procedere nel modo 'vecchio' richiedendo offerta o usando i prezzi di un listino e inviando un buono d'ordine ad un fornitore che è già cliente dell'Univ di Bologna (già nel database, già ha inviato tutti i documenti possibili, già in regola con tutti i versamenti di contributi ai dipendenti, ecc. ecc.) IN QUESTO CASO: assicurarsi anche delle modalità di ordine, tipo tempi di consegna, costo di spedizione, costi addizionali (ghiaccio secco) e minimi d'ordine o spese di fatturazione.
FORTUNATAMENTE ...
non è frequente che la varietà incredibile di prodotti che servono per un lab siano su CONSIP/INTERCENT, per cui la maggior parte delle volte si può procedere con la modalità 'vecchia' o al massimo il mercato elettronico, solo compilando un mucchio di carte in più di quello che si faceva una volta.
Sono molto probabilmente su CONSIP: guanti monouso, siringhe, filtri, carta da fotocopie e cancelleria in genere, materiale informatico (sicuramente PC completi). Molto probabilmente anche solventi e reagenti di uso comune (%$&&&!@@#§§!). Se serve qualcosa di questo tipo, è quasi obbligatorio usare CONSIP. Per tutte le cose 'normali' occorre controllare per evitare di incorrere nelle sanzioni di legge.
In poche parole, se una tipologia di prodotto esiste su CONSIP/MePa, allora o si prende quella, o si richiede un'offerta per il prodotto deisderato se incluso in un bando/convenzione. Ad esempio, se mi servono i vetrini da 15 mm, e su MePa ci sono quelli da 12 e non quelli da 15, non sono autorizzato ad effettuare un acquisto convenzionale, perché il prodotto è della stessa tipologia e chi vende quelli da 12 può vendermi anche quelli da 15: devo ottenere un'offerta su MePa per i vetrini da 15 mm e procedere all'acquisto elettronico. Sorry.
"ovviamente" non si possono fare acquisti su Ebay/internet usando carte di credito o affini.
Noi non siamo privati cittadini o società, siamo la Pubblica Amministrazione. Oh, well.
MODULIMODULIMODULIPROCEDUREPROCEDUREPROCEDURE
Avete ancora voglia o proprio vi serve fare un ordine? :-)
1) Verifica disponibilità bene o servizio in Convenzione CONSIP (e non fate finta di non trovare quello che c'è, che mandate nei casini tutti) link www.acquistinretepa.it
cercando il sito con le seguenti credenziali:
UTENZA PUNTO ISTRUTTORE PERSONALE DOCENTE E RICERCATORE
PIATTAFORMA CONSIP
Utenza RCNMRZ000
Password Docfabit2012
2) Verifica disponibilità in convenzione INTERCENT-er (idem di cui sopra)
PIATTAFORMA INTERCENT-ER
Utenza E_MAURIZIO_RECANATINI_13
Password Docfabit2012
3) In caso di non adesione: MOTIVAZIONE tenuto conto degli elementi riportati per gli acquisti d’importo superiore alla soglia comunitaria
Nella verifica tenere conto: Della natura “aperta” dello strumento e quindi della possibilità di richiedere ai fornitori abilitati le richieste d’offerta Della disponibilità di prodotti e servizi a catalogo o su richiesta indicati in un bando a cui sono collegate le iscrizioni dei fornitori Lo strumento del mercato elettronico può essere utilizzato solo per acquisti d’importo inferiore alla soglia In caso di mancato utilizzo: MOTIVAZIONE. Per i prodotti e servizi disponibili a bando l’acquisto autonomo è, quindi, praticabile in ipotesi rare (non raggiungimento minimo di acquisto). Eventuale acquisto autonomo con procedura tradizionale
4) Eventuale procedura di acquisto autonoma
È possibile procedere autonomamente solo se dal confronto emerge che il bene o il servizio non soddisfano pienamente le esigenze connesse ai risultati da raggiungere. I due prodotti non sono comparabili. La comparabilità, la specificità e le caratteristiche tecniche devono essere valutate con riferimento all’oggetto dell’acquisto e alla sue funzionalità.
Il vantaggio economico di un eventuale acquisto autonomo potrebbe non essere l’unico obiettivo da raggiungere con il progetto e le finalità che l’Ateneo intende raggiungere. :-(
DA FARE:
- Ottenere le informazioni per l'acquisto (offerta o dettagli CONSIP o Mercato Elettronico): l'offerta deve essere intestata al 'centro di spesa' che poi farà l'ordine, per cui bisogna chiederla già sapendo chi effettuerà l'ordine. Indicativamente, gli ordini li fa il CIRI-SDV per le cose collegate ai biosensori (cellulari o no) e il FaBiT per altro (FAM, a volte).
- Compilare modello RAE (per acquisti da parte del FaBiT)
- Compilare il modulo dell'ordine (per acquisti da parte del FaBiT)
- Compilare il modulo RAE e descrizione (per acquisti CIRI)
- mandare tutto per email a giampaolo: i) copia dell'offerta del fornitore o estratto della convenzione CONSIP o del catalogo che riporta i prezzi e le condizioni di acquisto, se ordine non con CONSIP/INTERCENT, mandare la schermata della ricerca su AcquistiInRete che mostra che il prodotto non esiste; ii) il modello RAE compilato, iii) il modulo dell'ordine. Mandare esclusivamente tutto insieme. Rimandare tutto insieme nel caso giampaolo abbia appunti da fare e vi rimandi per correzione anche ad uno solo di questi documenti.
purtroppo queste procedure sono in continuo cambiamento, sia perché in rodaggio localmente, sia perché lo stato le cambia frequentemente.