You are interested in these if your research-related or teaching-related activity needs to be performed at a place external to the University of Bologna and i) you need insurance coverage and/or ii) you might later ask for reimbursement of your expenses.

You are still interested if some other person/administration is reimbursing you for your expenses, as you might still need insurance coverage that the other part is not offering. Also, you should obtain the formal permission to leavem as you are dependent on the University, somehow.

Ph.D. students might also need to comply to different rules and/or obtain permission from their Ph.D. supervisor, especially for trips abroad.

2014:

Regole per l'espletamento delle missioni o trasferte (pdf)

Con la presente si comunica che è stato approvato il nuovo Regolamento delle Missioni (allegato). Si invita ad una attenta consultazione, in quanto sono state apportate modifiche a diversi articoli.

In particolare, le spese di alloggio, se in appartamento, l’uso del taxi e del mezzo proprio devono essere autorizzati preventivamente e rispondere a criteri precisi, come indicato negli artt.9 e 11.

Si allegano anche i nuovi moduli di richiesta e rimborso adottati dall’Ateneo. (autorizzazione, rimborso It, rimborso estero)

Per i non strutturati rimangono validi i moduli inviati in precedenza per la trasferta.

Si chiede inoltre di presentare le ricevute di iscrizione ai Convegni in originale e già firmate dal titolare del fondo.

Infine, si raccomanda di inviare le richieste di autorizzazione alla missione o trasferta esclusivamente alla casella di posta dedicata: fabit.missioni@unibo.it

Cordiali saluti,

Daniela Darchini

Graziella Belletti

3 Settembre 2013:

A TUTTO IL PERSONALE DOCENTE,  RICERCATORE E TECNICO AMMINISTRATIVO

In riferimento alle nuove disposizioni relative alle modalità di  rimborso delle trasferte al personale dipendente sui fondi PRIN/FIRB  ed in considerazione della opportunità di seguire una linea univoca in relazione alle  missioni, si forniscono di seguito alcune indicazioni:

Almeno tre giorni prima della trasferta occorre inviare, all'indirizzo di posta elettronica graziella.belletti@unibo.it il modulo di richiesta di incarico di trasferta  (allegato1) compilato in ogni sua parte e debitamente firmato.

In tale modulo dovrà essere indicato, in maniera non generica, l'oggetto della trasferta.

Dovrà altresì deve sempre essere effettuata una stima di spesa per consentire la prenotazione dei fondi necessari e verificare la copertura finanziaria della trasferta.

Nel caso di utilizzo di mezzo proprio, esso dovrà essere giustificato in maniera circostanziata e non generica.

Al modulo deve essere allegata:

1) una dichiarazione che definisca i motivi scientifici dello svolgimento della trasferta  e la stretta attinenza con il fondo /progetto su cui si richiede il rimborso;

2) lettera di invito o convocazione o mail da cui risulti la finalità della trasferta o, in caso di partecipazione a Convegni, le indicazioni dei medesimi.

In caso di partecipazione a convegni dovrà essere presentato al rientro l’attestato di partecipazione o, qualora il partecipante sia relatore, il  programma dell’evento.

Al termine della trasferta andrà presentato il modulo di richiesta di rimborso (allegato2) e i documenti di spesa originali.

Si allega  per comodità uno schema delle spese rimborsabili e dei massimali per categoria (allegato 3).

modulistica: incarico missione, richiesta rimborso, Tabella massimali

OLDER INSTRUCTIONS: GENERAL INFOS APPLY, ADMINISTRATIVE ONES AND FORMS DO NOT, please ask if you have questions

AFTER YOU ARE BACK: you can ask for reimbursement. For obtaining this, you must obtain the mission form back from the Department Administration office. You then have to fill out the rest of the form (2nd and 3rd page) and turn it in to Bruno for his signature. Later, you can take it back to Ms Franzò. It is important that everything is described VERY clearly and carefully: in case something is not clear, it will not be reimbursed :-( If Ms Franzò has time, please ask her to take a look at the paperwork with you. All receipts/statements etc. should be attached IN ORIGINAL to the mission form (do not use staples, best thig is to glue them to one or a few sheets of clean A4 paper to be inserted in the mission form). On the 3rd page of the form you should list all the expenses in a detailed manner.

TAXI trips require particular attention, as they are not considered the normal means of transportation (regardless of their price) so you must write and sign (on the 3rd page for instance) a declaration of the reasons for your taking of the taxi (e.g.: broken ankle, impossibility of other means of transportation, extreme impracticability of other means at that time of for that trip, economicity since other lab people shared the trip, etc.)